Tietosuojaseloste
Tämä on Ajas Oy:n, EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen Ajas Touch -järjestelmän tuki-chatbotin tietosuojaseloste.
Laadittu 14.1.2025.
Viimeisin muutos 15.1.2025
Ajas käyttää Chatbot-ratkaisuna Eneroc Oy:n chat-teknologiaa.
Rekisterinpitäjä ja tietojen käsittelijät
Rekisterinpitäjä
Ajas Oy, Kousankatu 1, 20610 Turku
Sähköposti: asiakaspalvelu@ajas.fi
Tietojen käsittelijät
-
Ajas Oy
-
Eneroc Oy
-
OpenAI OpCo, LLC (ei saa käsiinsä henkilötietoja, jos et itse kirjoita niitä botille)
Rekisterin nimi
Ajas-järjestelmän tuki-chatbotin kysymysrekisteri.
Oikeusperuste
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste tietojen käsittelylle:
- Käsittelemme tietoja, jotta voimme tarjota asiakaspalvelua ja ratkaista tukipyyntöjä kirjautuneille käyttäjille.
- Asiakassuhteeseen ja / tai muuhun asiaan liittyvään yhteyteen perustuva oikeutettu etumme sopimuksen ja suostumuksen toteuttamiseksi.
Tietojen käsittelyn tarkoitus on:
- Mahdollistaa reaaliaikaisen käyttötuen saaminen tekoälypohjaiselta tuki-chatbotilta
- Tuki-chatbotin kehittäminen ja opettaminen entistä paremmaksi
- Mahdollisimman tarkkojen vastausten saaminen
- Botin käyttäjän kysymysten analysointi, entistä parempien vastausten antamiseksi jatkossa. Ei sisällä automaattista päätöksentekoa.
- Käyttökustannusten hallitseminen
- Väärinkäytösten ja väärinkäytön ehkäiseminen
Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat:
- Verkkoyhteyden IP-osoite
- Käyttäjän kirjautumisen yksilöivä pseudonymisoitu tunniste
- Käyttäjän yrityksen yksilöivä pseudonymisoitu tunniste
- Käyttäjän tunnisteeseen liittyvät kysymykset ja vastaukset.
- Sivu url-osoiterivi, jolla käyttäjä on
Rekisteriin ei tallenneta sellaista tietoa, mitä rekisteriselosteessa ei ole kuvattu tai mitä käyttäjä ei ole itse kirjoittanut viestikentään. Chatbotiin ei missään tilanteessa siirretä järjestelmän toimesta potilastietoja, asiakkaiden nimiä tai muitakaan henkilötietoja.
Ethän kirjoita henkilötietoja viestikenttään!
Tietojen säilytysaika
Yleinen keskustelubotti
Keskustelut säilytetään korkeintaan 24 kuukautta pseudonymisoidussa muodossa, jossa ne ovat yhdistettävissä käyttäjään. Tämän ajan kuluessa tiedot anonymisoidaan ja niistä jätetään ainoastaan jäljelle keskustelujen sisältö, joita voidaan käyttää botin opettamiseen.
Anonymisoinnissa käytetään avuksi siihen kehitettyjä tekoälymalleja, sanalistoja sekä manuaalisia läpikäyntejä.
Käyttäjälle dedikoitu oma chatbot (erillinen tilaus)
Intra-käyttöön tarkoitetussa chat-paketissa keskusteludata on käyttäjän omistuksessa ja tiedot on yhdistetty käyttäjän kirjautumiseen sopimuksessa määritetyllä tavalla. Käyttäjä toimii tällöin rekisterinpitäjänä. Hän voi poistaa rekisterinsä tai ottaa sen mukaan milloin tahansa toimitussopimuksen ehtojen mukaisesti.
Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan käyttäjän kirjoittamana. Sen lisäksi järjestelmä lähettää sen lomakkeen nimen, jolla käyttäjä kirjoittaa viestin chatbotille. Chatbot voi myös pyytää luvan poimia ongelmanselvitystä varten tietoja käyttäjän selaimesta ja käyttöjärjestelmästä. Nämä tallennetaan myös rekisteriin.
Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
- Henkilötietoja ei lähtökohtaisesti kerätä.
- Mikäli jostain syystä tulet kirjoittaneeksi lomakkeelle henkilötietoja, järjestelmään kirjoitetut keskustelut tallennetaan Suomessa sijaitseviin Eneroc Oy:n tietokantoihin opettamista varten. Opetuskäytön osalta opetusvaihetta ennen, viestisisällöstä poistetaan mahdolliset henkilötiedot, joita käyttäjä on saattanut lomakkeelle kirjoittaa.
- Järjestelmä lähettää käyttäjän kysymyksen OpenAI:n rajapinnalle, jonka palveluita sijaitsee EU:n tai ETA-alueen ulkopuolella, kuten Yhdysvalloissa. Tätä tarvitaan viestin muotoilemisessa ihmisen paremmin luettavaan muotoon. Mikäli kirjoitat kysymykseen henkilötietoja, ne päätyvät OpenAI:lle. Ethän kirjoita henkilötietoja lomakkeelle, jolloin henkilötietoja ei päädy ulkopuolisille.
- OpenAI ilmoittaa omassa tietosuojaselosteessaan, että rajapinnalle syötettyjä tietoja ei käytetä opetusdatana. OpenAI:n kanssa on tehty EU:n mallisopimuslausekkeisiin perustuva tietojenkäsittelysopimus.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.
Lue lisää Ajas ja GDPR
Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä ("oikeus tulla unohdetuksi"). Tämä on mahdollista vain siinä tapauksessa, että henkilö tiedostaa vahingossa kirjoittaneensa viestisisältöön henkilötietoja. Muuten niitä ei päädy ulkopuolisille.
Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).