Tietosuojaseloste
Tämä on Ajas Oy:n, EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen tietosuojakäytäntö.
Laadittu 06.09.2022.
Viimeisin muutos 31.10.2024
1. Rekisterinpitäjä
Ajas Oy, Kousankatu 1, 20610 Turku
Sähköposti: asiakaspalvelu@ajas.fi
2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Tietosuojavastaava Jesse Karhu
Sähköposti muotoa etunimi.sukunimi@ajas.fi
3. Rekisterin nimi
Ajas-järjestelmän tilaajien rekisteri
4. Oikeusperuste
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste tietojen käsittelylle on
- Henkilön suostumus (tilaus tai yhteydenotto)
- Asiakassuhteeseen ja / tai muuhun asiaan liittyvään yhteyteen perustuva oikeutettu etumme sopimuksen ja suostumuksen toteuttamiseksi.
Tietojen käsittelyn tarkoitus on:
- Mahdollistaa tilaaminen
- Markkinoinnin kehittäminen
- Tuotteidemme ja palvelujemme toimittaminen ja kehittäminen
- Sopimus- ja muiden lupausten ja velvoitteiden täyttäminen
- Asiakkaan tai muun rekisteröidyn käyttäytymisen analysointi ja profilointi
- Sähköinen suoramarkkinointi, suoramarkkinointi kirjeitse
- Mainonnan kohdistaminen verkkopalveluihin
- Mahdollistaa käyttäjälle varausten synkronoinnin kolmannen osapuolen kalenteriin (valinnaisesti kytkettävä)
- Mahdollistaa käyttäjälle Ajas-viestien lähettämisen oman sähköpostipalvelun kautta (valinnaisesti kytkettävä)
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat:
- Verkkoyhteyden IP-osoite
- Etunimi
- Sukunimi
- Y-tunnus
- Yrityksen nimi
- Puhelinnumero
- Laskutusosoite
- Sähköpostiosoite
Jos kytket käyttöön vapaaehtoisen Google-kalenterien synkronoinnin,sen tietojen käsittelyperiaatteet löytyvät Kalenterisynkronoinnin tietosuojaselosteesta
Jos kytket käyttöön vapaaehtoisen Gmail-sähköpostin lähetyksen Oauth2 -autentikoinnilla, sen käsittelyperiaatteet löytyvät Gmail-lähetyksen tietosuojaselosteesta.
Jos kytket käyttöön vapaaehtoisen Google Meet neuvottelulinkin lähetyksen, sen käsittelyperiaatteet löytyvät Google Meet -linkin lähetyksen tietosuojaselosteesta.
Tiedot säilytetään vähintään niin kauan kun rekisterinpitäjän tilin tilaus on voimassa tai laskuja on avoinna.
Vierailijoiden IP-osoitteita käsitellään oikeutetun edun perusteella mm. tietoturvasta huolehtimiseksi ja väärinkäytösten ehkäisemiseksi.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan tilauslomakkeen tai yhteyslomakkeen täytön yhteydessä. Lisäksi yhteydenotto asiakaspalveluun tai myyntiin johtaa tietojen tallentamiseen rekisteriin.
Käytämme Google Analytics -palveluita (GA4), jotka yhdistävät sivuston selailutietoja Googlen käyttäjätietoihin.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietosuojen luovutukset on jaettu kahteen eri osaan.
a) Ajas ja loppuasiakas. Loppuasiakas on luonnollinen henkilö, jonka tiedot on tallennettu Ajas-järjestelmään toisen yrityksen toimesta (Ajas tietojen käsittelijänä)
Tietoja ei luovuteta muuta kuin sille yritykselle, joka toimii tilin tilaajana ja rekisterinpitäjänä. Tietoja ei siirretä EU-alueen ulkopuolelle. Asiakasrekisterin tiedot sekä henkilötiedot säilytetään vain Suomessa.
b) Ajas Oy:n ja ajas.fi sivuston käyttäjä, yleensä yritys ja tilauksen tekijä. (Ajas rekisterinpitäjänä, tilaus- ja laskutusrekisteri).
Jos hyväksyt markkinointi ja seurantaevästeet niin yrityksesti sivuston käyttöä koskevat tiedot saatetaan siirtää ja käsitellä EU ETA alueen ulkopuolella kuten Yhdysvalloissa, jossa Googlen palvelimet sijaitsevat. Google varmistaa tietojen siirron noudattamalla Euroopan komission hyväksymiä standardisopimuslausekkeita ja muita tietosuojalakien vaatimia turvatoimia.
- Google Analytics kerää tietoja käyttäjän vuorovaikutuksesta anonymisoidusti, mutta voi silti kerätä tietoja jotka voivat välillisesti johtaa henkilön tunnistamiseen.
Tietojen kerääminen koskee vain ajas.fi sivustolla käyviä selailijoita tai tilauksen tekijöitä (vain yritys voi tehdä tilauksen)
- Google Ads voi käyttää tietoja mainosten personointiin ja tilauksen analytiikkaan jotta sellaiset asiakkaat joille meidän tarjoama järjestelmä tai palvelu soveltuu parhaiten voivat löytää palvelumme verkosta mahdollisimman hyvin Google Ads palveluita käytetään vain yritysten tekemiin tilauksiin Tässä linkki Googlen tietosuojakäytäntöihin
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.
Lue lisää Ajas ja GDPR
9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä ("oikeus tulla unohdetuksi"). Tämä on mahdollista vain siinä tapauksessa, että henkilöllä ei ole maksamattomia laskuja ja tilaus on irtisanottu.
Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).