Sopimusehdot

Käyttöoikeus- ja tilaussopimus

Versio 11.7.2023

Tämä sopimus on ohjelman tilaajan/käyttäjän ja toimittajan välinen. Käyttääksesi tai tilataksesi Ajas-järjestelmiä sinun tulee lukea sopimus ja hyväksyä se.

Toimittajan tiedot
(Myöhempänä tekstissä Toimittaja)

Nimi: Ajas Oy
Osoite: Kousankatu 1, 20610 Turku
Y-tunnus: 2719562-9

Emoyhtiö:
Eneroc Oy (2068825-2), Kousankatu 1, 20610 Turku
Emoyhtiö Eneroc Oy sitoutuu samoihin ehtoihin tietosuojalainsäädännön ja tietojen käsittelyn osalta kuin Ajas Oy. Emoyhtiö voi hoitaa osan tilaajan asiakassuhteeseen liittyvistä asioista Ajas Oy:n puolesta, kuten asiakaspalvelun ja laskutuksen.

1 § SOPIMUKSEN SYNTY

1.1 Mikä tahansa ohjelmiston, palvelun tai tuotteen tilaamiseen, käyttöönottoon tai asentamiseen liittyvä teko tarkoittaa, että hyväksyt kaikki tämän käyttöoikeussopimuksen ehdot. Ohjelmien tai järjestelmien lataus ja/tai käyttö on luvallista ainoastaan siinä tapauksessa, että noudatat näitä ehtoja. Erillistä kirjallista tai sähköistä hyväksyntää ei vaadita tämän sopimuksen voimaantulon ja täytäntöönpanon toteutumiseksi. Ellet hyväksy kaikkia tämän sopimuksen ehtoja tai olet antanut vääriä tietoja edustamastasi yrityksestä, et saa käyttää järjestelmää ja sinun täytyy lopettaa sen asentaminen tai, jos se on jo asennettu, lopettaa sen käyttö ja poistaa se. Nämä seikat eivät poista mahdollista vahingonkorvausvelvollisuuttasi tai laskun maksuvelvollisuutta Toimittajaa kohtaan. Edellä mainitut korvaus- ja maksuvelvollisuus pätevät myös, mikäli sinulta puuttuu kelpoisuus tai toimivalta tehdä tämä sopimus edustamasi yrityksen puolesta.

2 § MÄÄRITELMÄT

2.1 ”Järjestelmä” tarkoittaa Toimittajan valmistamaa tai myymää palvelua, järjestelmää tai ohjelmalisenssiä, johon Toimittaja myöntää sinulle käyttöoikeuden tässä sopimuksessa.

2.2 ”Tilaaja” on henkilö tai yritys, joka muodostaa sähköisen sopimuksen Toimittajan kanssa pykälässä 1 § kuvatuilla tavoilla. Tilaajasta käytetään myös termejä ”sinä” tai asiakas ja niiden taivutusmuotoja.

2.3 ”Henkilötieto” on tietoa, joka koskee tunnistettua tai tunnistettavissa olevaa luonnollista henkilöä (jäljempänä ”rekisteröity”) tai hänen ominaisuuksiaan.
Kyse voi olla esimerkiksi asiakkaiden, työntekijöiden tai yrityskontaktien henkilötiedoista, kuten nimestä, osoitteesta, puhelinnumerosta tai mistä tahansa muusta tiedosta, jonka voi liittää tiettyyn henkilöön.

2.4 ”Henkilötietojen käsittelijällä” tarkoitetaan henkilöä, yritystä, organisaatiota, viranomaista tai virastoa, joka käsittelee henkilötietoja rekisterinpitäjän lukuun.

2.5 ”Henkilötietojen käsittely” tarkoittaa toimintoa tai toimintoja, joita kohdistetaan henkilötietoihin tai henkilötietoja sisältäviin tietojoukkoihin joko automaattista tietojenkäsittelyä käyttäen tai manuaalisesti, kuten tietojen keräämistä, tallentamista, järjestämistä, jäsentämistä, säilyttämistä, muokkaamista tai muuttamista, hakua, kyselyä, tietojen luovuttamista siirtämällä, levittämällä tai asettamalla ne muutoin saataville, tietojen yhteensovittamista tai yhdistämistä, rajoittamista, poistamista tai tuhoamista.

2.6 ”Rekisteröity” tarkoittaa henkilöä, jonka tietoja on tallennettu rekisteriin.

2.7 ”Rekisterinpitäjä” on henkilö, yritys tai organisaatio, joka on kerännyt henkilötietoja ja luovuttaa niitä Henkilötietojen käsittelijälle, ja joka määrittelee henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset tai keinot.

2.8 ”Tietosuojalainsäädännöllä” tarkoitetaan Euroopan unionin yleistä tietosuoja-asetusta (679/2016), Suomen tietosuojalakia 1050/2018 ja muita tietosuojasäännöksiä sekä tietosuojaviranomaisen ohjeita, neuvoja tai määräyksiä. Tilaajalla tarkoitetaan tämän sopimuksen mukaista rekisterinpitäjää.

2.9 ”Toimittajalla” tarkoitetaan tämän sopimuksen mukaista Henkilötietojen käsittelijää, eli Ajas Oy:tä ja Eneroc Oy:tä

2.10 ”Jakso” (laskutus, sopimus ja kokeilu) tarkoittaa ajanjaksoa, jonka pituus ilmaistaan kuukausissa. Jakson päättymispäivä lasketaan lisäämällä jakson aloituspäivän kuukauteen jakson verran kuukausia ja vähentämällä aloituspäivän päivämäärästä yksi päivä.

3 § LISENSSI ELI KÄYTTÖOIKEUS

3.1 Rajoitettu käyttöoikeus. Tässä sopimuksessa esitetyt rajoitukset huomioiden Toimittaja myöntää sinulle ja yrityksellesi Järjestelmään rajoitetun käyttöoikeuden eli lisenssin. Käyttöoikeus myönnetään tilatun paketin, yksilöllisten tunnusten sekä niihin määriteltyjen ominaisuuksien kautta.

3.1.1 Käyttöoikeus oikeuttaa sinut käyttämään Toimittajan palvelimella ylläpidettäviä palveluita, tilatun paketin, järjestelmän tilausehtojen ja järjestelmän rajoittamalla tavalla.

3.1.2 Käyttöoikeus velvoittaa sinut käyttämään ohjelmaa ainoastaan laillisiin ja hyvän tavan mukaisiin tarkoituksiin.

3.2 Rajoitukset. Et saa kopioida tai käyttää järjestelmää ja dokumentteja muutoin kuin tässä sopimuksessa on nimenomaisesti sallittu. Et saa siirtää, alilisensoida, vuokrata, leasingvuokrata, lainata järjestelmää tai käyttää sitä kolmannen osapuolen koulutukseen ilman erillistä kirjallista lupaa Toimittajalta.
Asennettavat sovellukset ja ohjelmat: Et saa itse etkä kolmannen osapuolen välityksellä muokata, tutkia käänteistekniikalla (purkaa), kääntää symboliselle konekielelle (esim. disassemblerilla) tai dekompiloida järjestelmiä paitsi sovellettavissa olevan lain nimenomaisesti sallimassa määrin, ja siinäkin tapauksessa vasta sen jälkeen, kun olet kirjallisesti ilmoittanut Toimittajalle aikomuksestasi tehdä niin.
Ajas Touch, Nettivaraus ja järjestelmien rajapinnat: Et saa yrittää missään olosuhteissa itse tai kolmannen osapuolen välityksellä purkaa tai murtaa järjestelmään tai sen rajapintoihin rakennettuja suojauksia, rajoituksia tai salauksia ilman erillistä kirjallista lupaa Toimittajalta.
Kaikki asiat, jotka katsotaan lain mukaan tietoliikenteen häirinnäksi, ovat kiellettyjä myös sopimusehtojen puitteissa.

3.3 Omistusoikeus. Toimittaja tai sen emoyhtiö säilyttää kaikki ne oikeudet, omistusoikeudet ja muut oikeudet ja edut, jotka kuuluvat tai liittyvät patentteihin, tekijänoikeuksiin, tavaramerkkeihin, liikesalaisuuksiin tai muihin immateriaalioikeuksiin ohjelmassa tai dokumenteissa tai jotka kuuluvat tai liittyvät järjestelmästä ja dokumentista johdettuihin töihin. Mikään oikeus ei siirry sinulle suoraan tai epäsuorasti lukuun ottamatta tässä sopimuksessa tiedoksi annettua rajoitettua oikeutta.

3.4 Ei ilmaista tukea. Toimittajalla ei ole velvollisuutta tarjota ilmaista tukea, huoltoa, päivityksiä, muunneltuja versioita tai uusia versioita tämän sopimuksen tarkoittamista järjestelmistä tai dokumenteista. Tukipalvelu sisältyy niihin tilauksiin, joiden tuotetiedoissa tukipalvelusta on erikseen mainittu.

4 § TILAUS

4.1 Hinta. Ottaessasi tämän sopimuksen määrittelemän järjestelmän tai palvelun käyttöön, hyväksyt myös määritellyn hinnan ja olet velvoitettu maksamaan Toimittajalle siitä määritellyn maksun. Huomioon on otettava myös seuraavat seikat:

  • Alennuskoodi ohittaa tilaussivulla ja muualla määritellyt hinnat, joten alennuskoodin mukainen hinta pätee, mikäli tilauskoodia on käytetty asianmukaisesti. Samoin Toimittajan henkilöstön antamat tarjoukset ohittavat hinnaston hinnat, mutta tarjouksen olemassaolosta tulee mainita tilauslomakkeen täyttämisen yhteydessä tai viimeistään ennen maksullisen jakson alkamista. Mainittava on joko tarjouksen numero, tarjouksen antajan nimi ja ajankohta tai muu todennettavissa oleva asia.
  • Asiakashallinta Desktop -työpöytäohjelmiston online-version käyttäjälle tietokantapalvelimen ylläpito maksaa lisäksi hinnaston mukaisen vuosimaksun verran, ellei yritys maksa jo erikseen kuukausi- tai vuosimaksua jostakin toisesta paketista.
  • Tekstiviestipalvelujen hinnat on määritelty hinnastossa ja tekstiviestien kustannukset on maksettava myös kokeilujakson aikana lähetetyistä viesteistä, mikäli ne ovat käytössä.
  • Kuukausimaksullisia paketteja voi käyttää ilmaiseksi 1 kuukauden pituisen kokeilujakson ajan tilaushetkestä lukien. Tämän jälkeen tilaus jatkuu maksullisena ollen hinnastossa määrätyn hinnan suuruinen, ellei tilausta erikseen irtisanota ennen maksullisen laskutuskauden alkua. Yhdelle y-tunnukselle vain yhteen tilaukseen sisältyy maksuton kokeilujakso, jollei useamman tilin kokeilusta sovita erikseen etukäteen.
  • Laskut lähetetään oletuksena sähköpostitse tai verkkolaskuna. Verkkolaskutuksen edellytys on, että Tilaaja on ilmoittanut kelvolliset verkkolaskutustiedot ennen laskun lähettämistä. Toimittaja pidättää itsellään oikeuden veloittaa 5 € lisämaksun kirjepostilla tai muilla kun oletustavoilla lähetettävistä laskuista.
  • Kuukausimaksuisten palvelujen hinnat ovat voimassa vähintään 24 kuukautta tilaushetkestä, mikäli erikseen ei ole toisin sovittu. Tämän jälkeen Toimittaja pidättää oikeuden muuttaa hintoja hinnaston mukaisesti.
  • Ajas Touch -järjestelmää voi käyttää kaikilla laitteilla, joissa on nykyaikainen internet-selain.

4.2 Maksuviivästys. Sinun velvollisuutesi on maksaa syntynyt lasku, siihen merkittyyn eräpäivään mennessä. Maksun viivästymisen johdosta Toimittaja perii 15% vuotuista viivästyskorkoa. Lisäksi jokaisesta maksukehotuksesta Toimittaja voi veloittaa 10 € suuruisen huomautusmaksun. Toimittajalla on oikeus myös lain sallimaan vakiokorvaukseen perintäkuluista. Toimittaja voi siirtää maksamattomat laskut kolmannen tahon perittäväksi ilman erillistä ilmoitusta. Toimittaja voi myös purkaa tämän sopimuksen maksamattomien laskujen takia ja estää sopimuksen purkamisen johdosta tietokantojen käytön. Mikäli sinulla on poikkeuksellisesti tai väliaikaisesti ylitsepääsemättömiä ongelmia laskujen maksamisessa ajallaan, on siitä välittömästi ilmoitettava Toimittajalle kirjallisesti.

4.3 Muutokset yhteystiedoissa. Mikäli käytät säännöllisesti laskutettavaa palvelua, sinun tulee välittömästi ilmoittaa Toimittajalle yrityksesi nimi-, osoite-, ja laskutustietojen muutoksista. Jos Tilaaja ei ilmoita ajantasaisia laskutustietoja, Toimittaja voi veloittaa selvitystyöstä aiheutuvat kustannukset.

4.4 Palvelun uudelleenavaus. Samalle y-tunnukselle ei myönnetä ensimmäisen kokeilukerran jälkeen uutta maksutonta kokeilujaksoa vaan laskutus alkaa aina tällöin välittömästi tilauksen jälkeen. Jos uudelleenavausta ei ole sovittu etukäteen asiakaspalvelumme kanssa, tilauslomakkeen kautta tehdystä uuden tilin avauksesta kertaalleen suljetulle palvelulle voimme veloittaa 80 € uudelleenavausmaksun.

4.5 Laskun maksaminen. Lasku on aina maksettava sillä viitenumerolla ja jollekin niistä tileistä, jotka kyseisessä laskussa on ilmoitettu. Väärillä viitetiedoilla maksettu liikasuoritus kohdistetaan seuraaville laskuille asiakashyvityksenä, mikäli asiakas on tunnistettavissa maksusta. Jos lasku maksetaan väärällä viitenumerolla tai epäselvillä tiedoilla eikä asiakas ilmoita virheellisillä tiedoilla tehdystä maksusta viimeistään ensimmäisen maksuhuomautuksen yhteydessä ja auta selvittämään tilannetta, Ajas Oy voi veloittaa asian käsittelystä erillisen 60 € toimenpidemaksun sekä mahdolliset muut asiasta aiheutuvat kulut.

4.6 Reklamaatiot laskuista. Laskuja koskevat reklamaatiot on tehtävä ennen laskun eräpäivää. Laskuja ei voida muuttaa eräpäivän jälkeen, ellei kyseessä ole selkeä virhe (esim. sovitusta poikkeava hinta).

4.7 Työt. Palveluiden ohessa voidaan tilata myös räätälöintejä ja muuta työtä. Tilaustöihin pätevät sovellettavissa osin samat ehdot kuin tässä sopimuksessa. Hinnat ovat toimittajan yleisen tuntihinnaston mukaiset. Siltä osin kun tässä sopimuksessa ei ole määritelty, sovelletaan erikseen tilattavissa ohjelmistojen räätälöinneissä IT 2022 YSE -ehtoja.

5 § TAKUITA KOSKEVA VASTUUVAPAUSLAUSEKE

Ohjelmat, palvelut ja dokumentit toimitetaan “sellaisina kuin ne ovat” ilman minkäänlaista takuuta. Sitoudut käyttämään niitä omalla vastuullasi. Siinä määrin kuin sovellettavissa oleva laki sallii, Toimittaja ei anna ohjelmalle ja dokumenteille mitään nimenomaista, hiljaista tai lakiin perustuvaa takuuta eikä takuuta yhteisten menettelytapojen tai kauppatavan perusteella, ja näin suljetaan pois muiden muassa myös takuut kauppakelpoisuudesta, sopivuudesta johonkin tiettyyn käyttötarkoitukseen, tyydyttävästä laadusta, tarkkuudesta, omistusoikeudesta ja kolmansien osapuolien oikeuksien loukkaamattomuudesta.

6 § VAHINGONKORVAUKSET JA RIKKOMUSTEN OIKEUSSEURAAMUKSET

Sinä hyväksyt, että tämän sopimuksen minkä tahansa ehdon rikkominen aiheuttaisi Toimittajalle korvaamatonta haittaa, jonka kompensoimiseksi rahakorvaus yksin olisi riittämätön. Hyväksyt ne vahingonkorvaukset ja muut oikeustoimet, joihin Toimittajalla saattaa olla oikeus sopimusrikkomuksen johdosta. Hyväksyt myös, että Toimittaja saattaa käyttää väliaikaista turvaamistoimenpidettä estääkseen tämän sopimuksen rikkomisen, rikkomisen uhan tai jatkuvan rikkomisen.

7 § SOPIMUKSEN VOIMASSAOLON PÄÄTTYMINEN

Tämä sopimus on voimassa, kunnes se irtisanotaan. Irtisanominen astuu voimaan kuluvan sopimus/laskutuskauden päätyttyä. Lähetetyt laskut jäävät voimaan eikä jo maksettujen laskujen hintaa palauteta. Irtisanominen on tehtävä kirjallisesti johonkin Toimittajan verkkosivuillaan ilmoittamaan sähköpostiosoitteeseen, kuten asiakaspalvelu@ajas.fi tai laskutus@ajas.fi. Irtisanomisen yhteydessä on selkeästi ilmoitettava irtisanottavan yrityksen nimi tai käyttäjätunnus. Irtisanomisen voi tehdä vain Tilaaja tai henkilö, jolla on kaupparekisteriin merkitty nimenkirjoitusoikeus Tilaajan yrityksessä.
Toimittaja voi irtisanoa tämän sopimuksen milloin tahansa, jos rikot jotakin sopimusehtoa. Jos sopimus irtisanotaan, sinun täytyy lopettaa ohjelman käyttäminen, pysyvästi poistaa se niistä laitteista, joihin olet sen asentanut, ja tuhota kaikki ohjelmasta tekemäsi kopiot ja dokumentit, jotka ovat hallussasi.
Voit irtisanoa kuukausittain laskutettavan sopimuksen milloin tahansa päättyväksi kuluvan laskutuskauden loppuun, ilmoittamalla siitä Toimittajalle. Jos rikot sopimuksen kohtaa 3.2 tai yrität vahingoittaa mitä tahansa Toimittajan järjestelmistä, käyttöoikeutesi voidaan lopettaa välittömästi eikä jo maksettuja rahoja palauteta. Pykälät 1, 3.2, 3.3, 3.4, 4.2,4.5, 6, 7, 8 ja 9 jäävät voimaan sopimuksen voimassaolon päättymisen jälkeenkin.

8 § YLEISET EHDOT

8.1 Laki. Tähän sopimukseen ja kaikkiin siihen liittyviin asioihin sovelletaan Suomen lakia.
Tästä Sopimuksesta johtuvat erimielisyydet ratkaistaan ensisijassa osapuolten välisin neuvotteluin. Mikäli riitaa ei saada ratkaistua osapuolten välisissä neuvotteluissa, aiheutuvat riidat ratkaistaan lopullisesti välimiesmenettelyssä Keskuskauppakamarin välimiesmenettelysääntöjen mukaisesti. Välimiesmenettely on yksijäseninen ja suomenkielinen. Välimiesmenettelyn paikka on kulloinkin voimassa oleva Toimittajan kotipaikka.
Yksiselitteisesti suljetaan pois YK:n kansainvälisen kauppalain soveltaminen (CISG, Convention on Contracts for the International Sales of Goods).

8.2 Vastuunjako. Missään olosuhteissa Toimittaja, sen tytäryhtiöt tai emoyhtiö eivät ole minkään vastuuntulkinnan mukaan vastuuvelvollisia tähän sopimukseen tai sen aihepiiriin liittyvistä epäsuorista, satunnaisista, erityisistä vahingoista tai rangaistusvaatimuksista eikä mistään vahingoista, jotka ovat seurausta voittojen, liikevaihdon, liiketoiminnan, säästöjen, datan tai käytön menetyksestä tai korvikkeiden hankinnasta aiheutuvista kuluista, vaikka sellaisten vahinkojen mahdollisuudesta olisi ilmoitettu toimittajalle ennalta tai ne olisivat olleet ennakoitavissa.
Missään olosuhteissa Toimittajan vahingonkorvausvastuu ei ylitä sitä summaa, jonka todellisuudessa olet maksanut Toimittajalle ohjelmasta tai palvelusta, vahinkoa edeltävän 6 kuukauden aikana. Osapuolet myöntävät, että vastuun rajat ja riskien jakaminen tässä sopimuksessa on huomioitu ohjelman hinnassa ja että ne ovat keskeisiä tekijöitä osapuolien tekemässä kaupassa ja että ilman niitä Toimittaja ei olisi toimittanut ohjelmaa tai sitoutunut tähän sopimukseen.
Poikkeuksena vastuunjaon rajoituksissa ovat sellaiset luonnolliselle henkilölle tai Tilaajalle maksettaviin korvauksiin johtavat vahingot, joita Toimittajan IT-vastuuvakuutus korvaa miljoonaan (1000000) euroon asti tai muut Toimittajalla olevat vakuutukset korvaavat.

8.3 Sopimuksen osittaminen ja luopumislauseke. Jos tämän sopimuksen jokin ehto todetaan lainvastaiseksi, mitättömäksi tai muutoin täytäntöönpanokelvottomaksi, kyseinen ehto pannaan täytäntöön kaikilta niiltä osin kuin mahdollista, tai mikäli se on kokonaan täytäntöönpanokelvoton, se todetaan mitättömäksi ja poistetaan tästä sopimuksesta, mutta muilta osin sopimus jää voimaan ja täytäntöönpanokelvolliseksi. Jos jompikumpi osapuoli luopuu oikeudestaan syyttää toista osapuolta jonkin sopimuskohdan rikkomuksesta, se ei tarkoita, että samalla osapuoli luopuu oikeudestaan syyttää toista osapuolta jonkin toisen sopimuskohdan rikkomuksesta.

8.4 Ei siirrettävissä asiakkaan toimesta. Et saa luovuttaa, myydä, siirtää, antaa valtuuksia tai muulla tavoin luovuttaa tätä sopimusta tai mitään siihen liittyviä oikeuksia tai velvollisuuksia tahallisesti tai tahattomasti, lain nojalla tai muulla tavalla, ilman Toimittajan ennalta antamaa kirjallista lupaa. Mikä tahansa tekemäsi luovutus, siirto tai delegointi on pätemätön. Edellä mainitut asiat huomioiden tämä sopimus on sitova ja vaikuttaa osapuoliin ja myös näiden oikeusseuraajiin ja luovutussaajiin.

8.5 Palvelun siirto tytäryhtiöön. Toimittaja pidättää oikeuden siirtää sopimuksen konsernin tytär- tai emoyhtiöön siten, että Toimittajan vastuut ja velvoitteet pysyvät samana.

8.6 Sopimuksen täydellisyys. Tämä sopimus muodostaa yksin ja kokonaan sopimuksen tästä aiheesta osapuolten välillä, ja se korvaa kaikki aiemmat tai rinnakkaiset sopimukset ja esitykset, sekä suulliset että kirjalliset. Tätä sopimusta ei saa muuttaa tai korjata ilman Toimittajan ennalta antamaa nimenomaista suostumusta, eikä mikään teko, dokumentti, käyttö tai tapa ole sopimuksen korjaamiseen tai muutokseen oikeuttava.

8.7 Sopimuksen päivittäminen. Toimittaja voi tarkentaa sopimusehtoja ja uudet sopimusehdot astuvat automaattisesti voimaan viimeistään seuraavan laskutus / sopimuskauden alkaessa. Muutoksista tiedotetaan joko Ajas Touch -järjestelmän kirjautumisen jälkeen ja/tai lähettämällä tilinhaltijalle sähköpostia muutoksesta.

9 § VAITIOLO- JA SALASSAPITOVELVOLLISUUS

9.1 Laki. Toimittaja ja Tilaaja noudattavat asiakastietojen säilytyksessä kulloinkin voimassa olevaa, henkilötiedon käsittelyä koskevaa Tietosuojalainsäädäntöä sekä potilasasiakirjojen salassapito- ja vaitiolovelvollisuutta koskevaa säännöstöä.

9.2 Sitoumus ja Toimittajan salassapito. Toimittaja sitoutuu pitämään salassa kaikki henkilötiedot, mitä se mahdollisesti asiakaspalvelun ohessa tai muusta perustellusta syystä joutuu käsittelemään. Toimittajan työntekijät, joilla on oikeus henkilötietojen käsittelyyn, allekirjoittavat salassapitosopimukset ja sitoutuvat noudattamaan salassapitovelvollisuutta. Toimittaja vakuuttaa, että henkilötietoja käsitellään ainoastaan sovitussa käyttötarkoituksessa ja käsittelystä jää merkintä. Osapuolet sitoutuvat noudattamaan liikesalaisuuslakia (2018/595), eivätkä paljasta toistensa liikesalaisuuksiksi luokiteltavia tietoja.

9.3 Tilaajan salassapito. Tilaaja sitoutuu pitämään luottamuksellisina kaikki tähän sopimukseen, palveluun ja sen hinnoitteluun liittyvät tiedot. Tilaaja vastaa siitä, että hänen palveluksessaan toimivat työntekijät, alihankkijat sekä muut tahot noudattavat näitä ehtoja. Salassapitovelvollisuus on voimassa myös sopimuksen päättymisen jälkeen.

9.4 Palvelun turvallisuus.

Toimittaja sitoutuu toteuttamaan riittävät tietoturvatoimet henkilötietojen turvaamiseksi. Toimittaja sitoutuu ylläpitämään tietoturvaa käyttämällä tietokoneissa virustorjuntaa ja palomuureja sekä ylläpitämään toimitilojen
kulunvalvontaa. Toimittaja sitoutuu myös ylläpitämään riittäviä ja asiantuntevia resursseja, jotta henkilötietoja käsitellään tietoturvallisesti. Toimittajan turvallisuusmenettelyt Ajas-järjestelmässä on sertifioitu A1 -luokituksella.

Toimittaja sitoutuu varmuuskopioimaan Tilaajan järjestelmään tallennettavat tiedot asianmukaisin ja riittävin keinoin, ellei erikseen ole toisin sovittu.

Toimittajan tulee ilmoittaa Tilaajalle ilman aiheetonta viivytystä kirjallisesti henkilötietoihin kohdistuneista tietoturvaloukkauksista tai muista tapahtumista, joiden perusteella henkilötietojen turvallisuus on vaarantunut
tai Toimittajan on syytä uskoa, että tietoturva on saattanut vaarantua.

Toimittajan tulee ilmoittaa myös kaikista tietoturvaloukkauksen johdosta tehdyistä toimenpiteistä. Toimittajan tulee ilmoittaa tietoturvaloukkauksesta Tilaajalle vähintään seuraavat seikat:
A. kuvaus tietoturvaloukkauksen luonteesta
B. tietoturvaloukkauksen kohteena olevien henkilötiedot
C. tietoturvaloukkauksen kohteen kuvaus ja sen vaikutuksenalaisten
henkilöiden lukumäärä
D. Toimittajan kuvaus korjaavista toimenpiteistä tietoturvaloukkausten
ehkäisemiseksi tulevaisuudessa
E. kuvaus tietoturvaloukkauksen aiheuttamista seurauksista
F. kuvaus Toimittajan suorittamista toimista tietosuojaloukkauksen
minimoimiseksi.

Toimittajan tulee dokumentoida kaikki tietoturvaloukkaukset, niiden vaikutukset
sekä korjaavat toimenpiteet sekä huolehtia että tietosuojaviranomaisten edellyttämä dokumentaatio tietoturvaloukkauksesta saadaan myös Tilaajan käyttöön.

10 § SELOSTE TIETOJEN KÄSITTELYSTÄ

Käsiteltävät henkilötiedot

Toimittaja käsittelee henkilötietoja tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan a, b ja c alakohtien perusteilla:

a) rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten;
b) käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä tai;
c) käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Toimittajan ylläpitämässä Ajas-järjestelmässä, jossa Tilaaja toimii Rekisterinpitäjänä, Toimittaja käsittelee (tallentaa, muokkaa, säilyttää, varmuuskopioi ja poistaa) seuraavia henkilötietoja:

  1. Rekisteröidyn nimi, henkilötunnus tai syntymäaika, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite.
  2. Rekisteröidyn käyntitiedot, varaukset, laskut, ostokset, lahjakortit.
  3. Kaikki muut tiedot, joita rekisterinpitäjä mahdollisesti kirjaa järjestelmään tai kerää asiakkailta.

Toimittajan ylläpitämässä Ajas-järjestelmässä, jossa Tilaaja toimii Rekisterinpitäjänä, Toimittaja käsittelee (tallentaa ja katselee) seuraavia henkilötietoja:

  • Rekisteröidystä tallennetut lokitiedot tilaajan pyynnöstä (katselee):
    1. Käyttäjän ID, IP-osoite ja käyttäjän tekemä operaatio sekä siihen liittyvät mahdolliset lisätiedot.

Tietoja säilytetään Toimittajan palvelimella kryptattuna eikä Toimittajan henkilöstö katsele, käytä tai muokkaa rekisterinpitäjän keräämiä tietoja tavalla, jolla luonnollinen henkilö tai häneen liittyvä tieto olisi tunnistettu tai tunnistettavissa. Poikkeuksena ovat tilanteet, joissa Toimittaja ei voi välttää tietojen näkemistä. Esimerkiksi tilanne, jossa Toimittajan henkilöstö opastaa järjestelmän käyttöä Tilaajalle tai joutuu selvittämään ongelmaa Tilaajan pyynnöstä.

Rekisterinpitäjänä Tilaaja on vastuussa siitä, että Tilaajan Henkilötietojen käsittely tapahtuu soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Tilaaja vastaa kaiken tarvittavan käsittelyyn liittyvän tiedon tuottamisesta Rekisteröidylle, ellei tällaisen tiedon tuottamisen vastuu ole nimenomaisesti sovittu olevan Toimittajan vastuulla.

Tilaaja on oikeutettu ja velvollinen määrittelemään Tilaajan Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja keinot. Tilaaja saa antaa Toimittajalle kirjalliset ja lainmukaiset Tilaajan Henkilötietojen käsittelyä koskevat ohjeet, jonka toimeenpanosta mahdollisesti aiheutuvat kustannukset Toimittajalla on oikeus veloittaa Tilaajalta. Mikäli erillistä ohjeistusta Henkilötietojen käsittelyyn ei toimiteta, noudatetaan tämän sopimuksen mukaista käsittelytapaa.

Toimittaja käsittelee (kerää, katselee, muokkaa, tallentaa, säilyttää, poistaa, hakee, järjestää, käyttää, yhdistää) Rekisterinpitäjän roolissa seuraavia henkilötietoja:

  1. Tilaajan tiedot
    1. Käyttöoikeustiedot
      1. Käyttäjän nimi, sähköpostiosoite, osoite, puhelinnumero.
      2. Tilaajan yritys ja yritykseen liittyvät tiedot.
      3. Hoitoaloilla henkilötunnus, SV-tunnus, rekisteröintinumero, IAH-tunnus, OID-tunnus, toimipisteet, joihin käyttöoikeus.
    2. Lokitiedot
      1. Käyttäjän ID, IP-osoite ja käyttäjän tekemä operaatio
  2. Ajas-käyttäjän asiakastiedot rajatusti
    1. Lokitiedot

Toimittajan tulee käsitellä henkilötietoja vallitsevan lainsäädännön, tämän sopimuksen ja Tilaajan antamien dokumentoitujen ohjeiden mukaisesti ja vain siltä osin kuin se on tarpeellista sopimuksen tai lakisääteisten velvoitteiden täytäntöönpanemiseksi.

Toimittaja saa käsitellä henkilötietoja:

  1. Palvelun tarjoamiseksi (käyttöoikeuksien hallinnointi, laskutus ja muut vastaavat)
  2. Palvelussa havaittujen virheiden diagnosoimiseksi
  3. Palvelun kehittämiseksi

Toimittaja ilmoittaa Tilaajalle välittömästi, jos Toimittaja katsoo Tilaajan antaman ohjeistuksen rikkovan tietosuojalainsäädäntöä.

11 § AVUSTAMIS- JA TIEDONANTOVELVOLLISUUS

Tilaajan ylläpitäjäkäyttäjä voi hakea palvelusta tietoja, joita tarvitaan Tietosuojalainsäädännön tiedonantovelvollisuuden täyttämiseen. Mikäli yllämainitun lisäksi on tarpeen, Toimittajan tulee ilman viivytystä Tilaajan pyynnöstä tarjota Tilaajalle kaikki sellaiset tiedot, sisältäen pääsyoikeudet, jotka vaaditaan Rekisteröityjen oikeuksien turvaamiseksi tai noudattaakseen tietosuojaviranomaisten vaatimuksia.
Toimittajan tulee ilmoittaa Tilaajalle viipymättä Rekisteröidyn, tietosuojaviranomaisen tai muun viranomaisten vaatimuksista tai tiedusteluista.
Toimittajalla on oikeus veloittaa näistä tehtävistä Toimittajan yleisen hinnaston mukaisesti.

12 § TOIMITTAJAN ALIHANKKIJAT

Toimittajalla on oikeus käyttää alihankkijoita henkilötietojen käsittelijöinä. Jokaisesta alihankinnasta tulee olla kirjallinen sopimus, jossa alihankkijan tulee noudattaa samoja velvollisuuksia ja sitoumuksia kuin tässä sopimuksessa ja tietosuojalainsäädännössä. Kirjallisen sopimuksen tulee myös antaa alihankkijaa kohtaan samat oikeudet kuin Tilaajalla on toimittajaa kohtaan.

Toimittaja ilmoittaa Tilaajalle käyttämistään alihankkijoista kirjallisesti ilman aiheetonta viivytystä.

Toimittaja vastaa omien alihankkijoidensa toimista ja tämän sopimuksen tai tietosuojalainsäädännön laiminlyönneistä suhteessa asiakkaaseen.

Toimittaja käyttää tällä hetkellä seuraavia alihankkijoita:

  • Atostek Oy, Y-tunnus 1571997-4
    • Nykyinen Ajas-palvelun Kanta-liitynnän toimittaja.
    • Alihankkija käsittelee henkilötietoja palvelussa havaittujen virheiden diagnosoimiseksi ja palvelun kehittämiseksi.
    • Hermiankatu 3 A, 33720 TAMPERE
  • Upcloud Oy
    • Nykyinen Ajas-palvelun konesalitoimittaja
    • Alihankkijan palvelimella säilytetään kaikki data pois lukien Kanta-arkistoon tallennettu tieto ja erikseen järjestelmään ladattavat tiedostot. Alihankkijalla ei ole pääsyä henkilötietoihin.
    • Y-tunnus 2431560-5
    • Palvelinsali täyttää seuraavat standardit: VAHTI T3, KATAKRI, ISO 27001, ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001.
  • Amazon Web Services EMEA SARL
    • Amazon S3 tiedonsiirtopalvelu. Sijainti: Tukholma, Ruotsi.
    • Alihankkijan palvelimelle ladataan tiedostojen binääridata anonymisoituna ja kryptattuna. Kryptausavaimet sekä tiedosto-indeksi (tiedostonimet) säilytetään Upcloud Oy:n palvelimella.
    • Alihankkijalla ei ole pääsyä henkilötietoihin.
13 § AUDITOINTIOIKEUS

Tilaajalla tai tämän valtuuttamalla auditoijalla on oikeus tarkastaa Toimittajan tai tämän käyttämien alihankkijoiden henkilötietojen käsittelyn velvollisuuksien noudattaminen. Tilaajalla on oikeus tällaiseen tarkistukseen kerran vuodessa tai harvemmin. Toimittajan on sallittava rekisterinpitäjän tai muun sen valtuuttaman auditoijan suorittamat auditoinnit ja osallistuttava niihin.
Valvontaviranomaisen esittämän auditointipyynnön tapauksessa Toimittaja avustaa Tilaajaa pyyntöön vastaamisessa.
Toimittajalla on oikeus veloittaa kaikista näistä tehtävistä Tilaajaa yleisen hinnastonsa mukaisesti.

14 § HENKILÖTIETOJEN SIJAINTI

Toimittaja säilyttää ja käsittelee oletusarvoisesti tiedon Suomessa. Toimittajalla on kuitenkin oikeus siirtää tietoja vapaasti Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen sisällä, ellei muuta kirjallisesti sovita. Asiakkaalla on oikeus saada milloin tahansa tiedot tietojen käsittelyn sijainnista.

15 § TIETOJEN POISTAMINEN

Toimittaja noudattaa tietojen poistamisessa kulloinkin voimassa olevaa lainsäädäntöä.

Sopimuksen päätyttyä Toimittaja voi poistaa Tilaajan järjestelmässä olevat tiedot. Tietojen säilytysajoissa ja poistopolitiikassa noudatetaan potilasasiakirjoista ja käyttölokitiedoista asetettuja lakeja ja viranomaisvaatimuksia (esim. käyttöloki 12v)

Tilaajan on mahdollista saada tilauksen päättyessä yhden kerran Tilaajan rekisteriin tallennetut henkilötiedot ennalta määrätyssä muodossa maksutta (jokaisesta asiakkaasta yksi PDF-tiedosto, jonka sisältö on asiakaskortin GDPR-vientilistauksen mukainen). Tietojen viennin saa ainoastaan, jos kaikki laskut on maksettu. Muut mahdolliset viennit veloitetaan tuntihinnaston mukaisesti.