Tietosuojaseloste

 

Tämä on Ajas Oy:n, EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen ajas.fi nettisivun opas-chatbotin tietosuojaseloste.

Laadittu 15.1.2025. 

Viimeisin muutos 15.1.2025

 Ajas käyttää Chatbot-ratkaisuna Eneroc Oy:n chat-teknologiaa. 

Rekisterinpitäjä ja tietojen käsittelijät

Rekisterinpitäjä

Ajas Oy, Kousankatu 1, 20610 Turku

Sähköposti: asiakaspalvelu@ajas.fi

Tietojen käsittelijät

  • Ajas Oy

  • Eneroc Oy (chatbot -teknologian toimittaja)

  • OpenAI OpCo, LLC (ei saa käsiinsä henkilötietoja, jos et itse kirjoita niitä botille)

Rekisterin nimi

Ajas-sivuston opas-chatbotin kysymysrekisteri.

Oikeusperuste

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste tietojen käsittelylle

  • Henkilön suostumus (botin käyttö)
  • Käsittelemme tietoja, jotta voimme tarjota auttaa käyttäjää löytämään halutut tiedot ajas.fi -nettisivuilta sekä kysymään apua sopivan Ajas-paketin valinnassa.

Tietojen käsittelyn tarkoitus on:

  • Mahdollistaa nopeampi sisällön löytäminen nettisivuilta keskustelun muodossa
  • Opas-chatbotin kehittäminen ja opettaminen entistä paremmaksi
  • Mahdollisimman tarkkojen vastausten tuottaminen kysyjälle
  • Botin käyttäjienn kysymysten analysointi, entistä parempien vastausten antamiseksi jatkossa. Ei sisällä automaattista päätöksentekoa.
  • Botin teknologian käyttökustannusten hallitseminen
  • Väärinkäytösten ja väärinkäytön ehkäiseminen

Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: 

  • Verkkoyhteyden IP-osoite
  • Sivu url-osoiterivi, jolla käyttäjä on
  • Käyttäjän kysymykset
  • Botin vastaukset

Rekisteriin ei tallenneta sellaista tietoa, mitä rekisteriselosteessa ei ole kuvattu tai mitä käyttäjä ei ole itse kirjoittanut viestikentään.

Ethän kirjoita henkilötietoja viestikenttään!

 

Tietojen säilytysaika

Keskustelut säilytetään korkeintaan 24 kuukautta muodossa, jossa ne ovat yhdistettävissä käyttäjän IP-osoitteeseen. Tämän ajan kuluessa yksilöivät tiedot poistetaan ja niistä jätetään ainoastaan jäljelle anonymisoitu keskustelujen sisältö, joita voidaan käyttää botin opettamiseen.

Anonymisoinnissa käytetään avuksi siihen kehitettyjä tekoälymalleja, sanalistoja sekä manuaalisia läpikäyntejä.

 

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan käyttäjän kirjoittamana. Sen lisäksi järjestelmä lähettää sen sivun nimen, jolla käyttäjä kirjoittaa viestin chatbotille.

 

Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

  • Henkilötietoja ei lähtökohtaisesti kerätä.
  • Mikäli jostain syystä tulet kirjoittaneeksi lomakkeelle henkilötietoja, järjestelmään kirjoitetut keskustelut tallennetaan Suomessa sijaitseviin Eneroc Oy:n tietokantoihin opettamista varten. Opetuskäytön osalta opetusvaihetta ennen, viestisisällöstä poistetaan mahdolliset henkilötiedot, joita käyttäjä on saattanut lomakkeelle kirjoittaa.
  • Järjestelmä lähettää käyttäjän kysymyksen OpenAI:n rajapinnalle, jonka palveluita sijaitsee EU:n tai ETA-alueen ulkopuolella, kuten Yhdysvalloissa. Tätä tarvitaan viestin muotoilemisessa ihmisen paremmin luettavaan muotoon. Mikäli kirjoitat kysymykseen henkilötietoja, ne päätyvät OpenAI:lle. Ethän kirjoita henkilötietoja lomakkeelle, jolloin henkilötietoja ei päädy ulkopuolisille.
  • OpenAI ilmoittaa omassa tietosuojaselosteessaan, että rajapinnalle syötettyjä tietoja ei käytetä opetusdatana. OpenAI:n kanssa on tehty EU:n mallisopimuslausekkeisiin perustuva tietojenkäsittelysopimus.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

Lue lisää Ajas ja GDPR

 

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä ("oikeus tulla unohdetuksi"). Tämä on mahdollista vain siinä tapauksessa, että henkilö tiedostaa vahingossa kirjoittaneensa viestisisältöön henkilötietoja. Muuten henkilötietoja ei tallennu eikä niitä päädy ulkopuolisille.

Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).